Privacyverklaring

Wie wij zijn

Bedrijf

Zakelijke AI Agents

Vestiging

Amsterdam, Nederland

KvK-nummer

64493423

E-mail

wouter@zakelijkeaiagents.nl

Telefoon

+31 6 14486257

Welke gegevens we verwerken

We verzamelen zo min mogelijk. Er staat geen analytics op deze site, geen advertentiepixel en geen trackingcookie. Wat we hebben, heb je zelf ingevuld of is nodig om de site te laten werken.

Contactformulier

Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), de fase waarin je zit en je bericht.

Website-assistent

De vragen die je in de chat stelt, en de contactgegevens die je daar achterlaat als je om een terugbelverzoek vraagt.

Klantportaal

E-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen), plus de gegevens van de agents die voor je draaien.

Technische gegevens

IP-adres, browsertype en tijdstip, in de logs van onze hosting. Nodig om storingen en misbruik te kunnen onderzoeken.

Waarvoor, en op welke grondslag

We sturen je geen nieuwsbrief tenzij je daar zelf om vraagt, en we verkopen je gegevens aan niemand.

Reageren op je aanvraag

Grondslag: het uitvoeren van een overeenkomst of de stappen daaraan voorafgaand. Zonder deze gegevens kunnen we niet terugbellen.

Uitvoeren van de opdracht

Grondslag: de overeenkomst die we met je sluiten.

Facturatie en administratie

Grondslag: een wettelijke verplichting. De fiscale bewaarplicht is zeven jaar.

Beveiliging en storingsonderzoek

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de site werkend en veilig te houden.

Cookies

Deze site gebruikt alleen functionele cookies: een cookie die je ingelogd houdt in het klantportaal, en een beveiligingscookie van onze hostingpartij die geautomatiseerd misbruik tegenhoudt. Voor die twee is geen toestemming vereist, en daarom zie je hier geen cookiebanner.

Er staan geen analytics-, advertentie- of socialemediacookies op deze site. De lettertypen worden vanaf ons eigen domein geladen en niet bij Google opgehaald, zodat je IP-adres daar ook niet terechtkomt.

Wie de gegevens namens ons verwerkt

We besteden een deel van de techniek uit. Met elk van deze partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten of van toepassing via hun voorwaarden.

Supabase

Database en inloggen voor het klantportaal. De gegevens staan opgeslagen in een datacentrum in Ierland, binnen de EU.

Resend

Versturen van e-mail, zoals de melding van je aanvraag.

Anthropic

De AI-modellen die berichten lezen en concepten opstellen. Anthropic traint niet op de inhoud die wij via de API aanleveren.

Cloudflare

Hosting, verkeersafhandeling en beveiliging.

Lovable

Het platform waarop deze site gebouwd en gehost wordt.

Calendly

Het inplannen van een kennismakingsgesprek.

Meta (WhatsApp Business)

Alleen van toepassing als er voor jouw bedrijf een WhatsApp-agent draait.

Doorgifte buiten de EU

De gegevens van het klantportaal staan opgeslagen in de EU. Een deel van de andere partijen is gevestigd in de Verenigde Staten. Die doorgifte vindt plaats op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, of omdat de partij is aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework. Voor opdrachten waarbij je wilt dat gegevens de EU niet verlaten, richten we dat zo in en leggen we het vast in de verwerkersovereenkomst.

Hoe lang we het bewaren

Het opruimen gebeurt automatisch; het is geen voornemen maar een taak die draait.

Aanvragen zonder opdracht

Twaalf maanden. Daarna verdwijnt de aanvraag automatisch, inclusief je naam en e-mailadres.

Wat een agent verwerkt

Gesprekken met je chat-assistent en e-mails die je supportagent behandelt: standaard negentig dagen. Als klant stel je dit zelf in, tussen een week en twee jaar, en je kunt het bewaren ook helemaal uitzetten.

Facturatie en administratie

Zeven jaar, want dat schrijft de fiscale bewaarplicht voor. Het gaat om aantallen en bedragen, niet om de inhoud van gesprekken.

Beveiligingslogs

Twee jaar. Dat zijn handelingen — wie wat wijzigde, wie meekeek — en geen inhoud. Ze staan los van de termijn hierboven, want een log dat je zelf kort kunt zetten bewijst niets meer.

Technische logs van de hosting

Maximaal dertig dagen. IP-adres, browsertype en tijdstip.

Je account

Zolang je klant bent. Zeg je op, dan verwijderen we het account en wat eraan hangt, op de administratie na die we wettelijk moeten bewaren.

Je rechten

Je mag opvragen welke gegevens we van je hebben, ze laten corrigeren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken, en je gegevens in een overdraagbaar bestand opvragen. Eén mail naar wouter@zakelijkeaiagents.nl is genoeg; we reageren binnen een maand en vragen niet om een reden.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Verkeer naar deze site gaat uitsluitend over een versleutelde verbinding. Wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen, en wie bij ons klantgegevens kan inzien, logt in met een tweede stap: een code uit een app, naast het wachtwoord. Wat je agents doen lees je terug in je eigen portaal — de gesprekken van je chat-assistent, de e-mails van je supportagent, en per agent wanneer hij aan- of uitging en wie dat deed.

Wij zien in ons beheer welke agents er draaien en hoeveel ze verbruiken, niet wat erin staat. Gesprekken en e-mails van je agents zijn voor ons niet in te zien. Moeten we bij een storing toch meekijken, dan kan dat alleen met een opgegeven reden, voor maximaal een uur en alleen lezend. Je kennisbank blijft daarbij dicht. Wie wanneer en waarom heeft meegekeken, en welke schermen er zijn bekeken, zie je terug in je portaal onder Account.

Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan en verzetten we de datum bovenaan. Bij een ingrijpende wijziging laten we het onze klanten weten.